Dotacje na AI dla firm w 2026: co jest otwarte i kiedy lepiej wybrać ulgę B+R

Rozmowa o wdrożeniu AI w małej albo średniej firmie prawie zawsze dochodzi do tego samego miejsca. Nie do tego, czy model sobie poradzi, i nie do tego, czy dane są dość uporządkowane. Do pytania, kto za to zapłaci — i czy da się to sfinansować z dotacji. Pytanie jest sensowne. Odpowiedź rzadko brzmi tak, jak w prezentacjach firm doradczych.

Ten tekst to zdjęcie stanu na 16 sierpnia 2026 roku: co realnie jest otwarte, co się właśnie zamknęło, co jest dopiero zapowiedziane — i kiedy w ogóle nie warto startować w konkursie, bo ulgi podatkowe dają szybciej mniej więcej to samo. Nie jesteśmy doradcami dotacyjnymi i nie piszemy wniosków. Piszemy jako firma, która te wdrożenia wykonuje i regularnie ogląda ich finansowanie od strony klienta.

Dlaczego pieniądze są głównym hamulcem?

W projektach AI koszt nie leży tam, gdzie w klasycznej inwestycji. Nie kupujesz maszyny, którą wpisuje się do ewidencji środków trwałych i amortyzuje przez pięć lat. Kupujesz czas ludzi: analizę procesu, przygotowanie danych, zbudowanie zestawu testowego, kilka iteracji, integracje z systemami, które już działają. Do tego dochodzi koszt bieżący — rachunek za model, który przychodzi co miesiąc i rośnie razem z liczbą zadań. Rozłożyliśmy go na czynniki w osobnym tekście o koszcie agenta w skali miesiąca, bo to zwykle właśnie ta pozycja psuje budżet zatwierdzony na podstawie samej wyceny wdrożenia.

Drugi hamulec jest instytucjonalny. Polskie instrumenty wsparcia były historycznie budowane pod maszyny, linie produkcyjne i roboty. Wydatek na oprogramowanie i pracę zespołu też bywa kwalifikowalny, ale prawie zawsze jako element czegoś większego — projektu badawczo-rozwojowego albo wdrożenia innowacji — a nie jako cel sam w sobie. Dlatego zdanie „chcemy dotację na wdrożenie AI” nie ma w 2026 roku dobrego adresata, natomiast zdanie „prowadzimy prace rozwojowe nad nowym rozwiązaniem” ma ich kilka.

Co jest otwarte w sierpniu 2026?

Poniższa tabela to stan na dzień publikacji, zebrany z harmonogramu naborów FENG obowiązującego od 31 lipca 2026 oraz z ogłoszeń instytucji prowadzących nabory. Terminy przesuwają się w trakcie roku, więc przed decyzją sprawdź aktualne ogłoszenie u źródła.

KPO: co się z nim stało?

KPO jest w praktyce zamknięte dla nowych wniosków. 31 sierpnia 2026 roku to data graniczna Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności: do tego dnia po stronie beneficjenta muszą zostać zrealizowane inwestycje i osiągnięte wskaźniki, potwierdzone dokumentami datowanymi najpóźniej na ten dzień.

Dla firm, które podpisały umowy wcześniej, nic nie znika z dnia na dzień. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, odnosząc się do rozliczeń inwestycji KPO, wskazywało, że część czynności administracyjnych oraz końcowe płatności na rzecz wykonawców mogą zostać zrealizowane także po tej dacie, o ile przedsięwzięcie faktycznie się zakończyło. To jest jednak domykanie programu, a nie nowe pieniądze.

Sztandarowe dla tej tematyki działanie A2.1.1, czyli inwestycje wspierające robotyzację i cyfryzację w przedsiębiorstwach, miało nabór konkursowy od 6 lipca do 30 listopada 2023 roku, a termin zakończenia projektów przypadał na 30 czerwca 2026. Jeżeli ktoś oferuje Ci dziś „dotację z KPO na sztuczną inteligencję”, poproś o numer naboru i datę jego otwarcia. To rozstrzyga rozmowę w trzydzieści sekund.

Ścieżka SMART: dla kogo to naprawdę jest?

Ścieżka SMART z programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki jest dziś głównym krajowym instrumentem i warto zrozumieć jej konstrukcję, zanim policzy się szanse. Projekt składa się z modułów. Dla MŚP obligatoryjny jest moduł B+R albo moduł wdrożenia innowacji — i to jest sedno. Cyfryzacja występuje wyłącznie jako moduł fakultatywny, dokładany do jednego z tych dwóch. Nie da się dostać SMART-a na samo „wdrożymy AI w obsłudze klienta”.

Otwarty w chwili publikacji jest nabór NCBR dla konsorcjów: wnioski od 7 sierpnia do 16 października 2026, alokacja 350 mln zł, minimalna wartość kosztów kwalifikowalnych 3 mln zł, maksymalne wsparcie 140 mln zł na projekt. Liderem konsorcjum może być wyłącznie przedsiębiorstwo; organizacja badawcza albo NGO wchodzą tylko jako partnerzy.

Dla pojedynczych MŚP najbliższy jest nabór B+R prowadzony przez PARP: ogłoszenie 29 września, wnioski od 29 października do 29 grudnia 2026, alokacja 500 mln zł. Po nim, zgodnie z harmonogramem FENG, przychodzi nabór wdrożeniowy dla MŚP — ogłoszenie 17 grudnia 2026, wnioski od 21 stycznia do 16 marca 2027.

Skalę konkurencji pokazuje ostatni zakończony nabór wdrożeniowy. Trwał od 14 maja do 11 czerwca 2026, budżet wynosił 700 mln zł, maksymalne wsparcie 50 mln zł, minimalna wartość kosztów kwalifikowalnych 3 mln zł. Wpłynęło 297 wniosków na około 2,8 mld zł, czyli czterokrotność alokacji, a kryteria pierwszego etapu oceny spełniło 138 projektów na ponad 1,5 mld zł. To nie jest formalność, tylko konkurs, w którym większość odpada — i to jeszcze przed drugim etapem.

Regiony, Polska Wschodnia, Dig.IT i EDIH

Poza FENG jest jeszcze kilka miejsc, w które warto zajrzeć, choć żadne nie jest dziś otwartą bramą dla projektu AI.

Szesnaście programów regionalnych ma własne harmonogramy i własne priorytety; to tam najczęściej trafiają mniejsze wsparcia na cyfryzację MŚP. Nie ma jednego terminu ani jednej kwoty — trzeba sprawdzić program swojego województwa i wyszukiwarkę naborów na funduszeeuropejskie.gov.pl.

Firmy z Polski Wschodniej mają w programie FEPW działanie 1.2 Automatyzacja i robotyzacja w MŚP: do 3 mln zł dofinansowania na projekt, intensywność do 85% zależnie od kategorii wydatku i rodzaju pomocy, a wsparcie poprzedza audyt technologiczny i mapa drogowa transformacji w kierunku Przemysłu 4.0. Ostatni nabór trwał od 1 sierpnia do 26 września 2024 przy alokacji 100 mln zł i został rozstrzygnięty w styczniu 2025. Kolejnego terminu w opublikowanym harmonogramie nie widać, więc to instrument do obserwowania, nie do zaplanowania na ten kwartał.

Dig.IT prowadzony przez ARP celuje w MŚP z przetwórstwa przemysłowego i usług produkcyjnych: granty od 150 do 850 tys. zł, do 50% kosztów kwalifikowanych, w formule pomocy de minimis, z jednorazową refundacją po zakończeniu i bez zaliczek. Konkurs pilotażowy zamknięto 28 listopada 2025 i otwartego naboru dziś nie ma. Uwaga na kryteria wejścia, bo eliminują sporo firm jeszcze przed treścią wniosku: wymagane jest co najmniej pięć pełnych lat obrotowych, wolny limit pomocy de minimis oraz wskaźniki finansowe w zadanych widełkach.

Europejskie Huby Innowacji Cyfrowych, czyli EDIH, to inna kategoria — nie dają pieniędzy, dają usługi: diagnozę dojrzałości cyfrowej, testy technologii przed inwestycją, szkolenia, wsparcie doradcze. Dla MŚP są nieodpłatne, bo świadczone jako pomoc de minimis. To dobry sposób, żeby przed wydaniem własnych pieniędzy sprawdzić założenia, ale to nie jest dofinansowanie wdrożenia i nie należy go tak planować.

Ulgi podatkowe: to, co jest dostępne zawsze

Tu zaczyna się część, którą według naszych obserwacji pomija większość małych firm. Dotacja jest konkursem: ma termin, kryteria, ocenę i prawdopodobieństwo, które w ostatnim naborze wdrożeniowym wynosiło poniżej połowy już na pierwszym etapie. Ulga podatkowa jest prawem: nie ma naboru, nie ma komisji, nie ma listy rankingowej. Jest za to obowiązek udowodnienia, że projekt spełnia definicję — i to jest cała praca, którą trzeba wykonać.

Ulga B+R pozwala odliczyć koszty kwalifikowane od podstawy opodatkowania po raz drugi, obok normalnego zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu. Stawki, zgodnie z informacją na podatki.gov.pl: 200% dla wynagrodzeń pracowników oraz osób na umowach zlecenia i o dzieło w części dotyczącej B+R, 100% dla pozostałych kosztów kwalifikowanych; centra badawczo-rozwojowe mają limity wyższe. Katalog obejmuje między innymi wynagrodzenia wraz ze składkami, materiały i surowce, sprzęt specjalistyczny niebędący środkiem trwałym, ekspertyzy i opinie z jednostek naukowych oraz odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych wykorzystywanych w działalności B+R.

Czy budowa rozwiązania AI to działalność badawczo-rozwojowa? Nie automatycznie. Rozstrzyga charakter pracy: twórczy, systematyczny, zwiększający zasoby wiedzy i wykorzystujący je do tworzenia nowych zastosowań. Projektowanie własnych algorytmów, budowa zestawu ewaluacyjnego i sprawdzanie hipotez, których wyniku nie znano na starcie, jest bliżej tej definicji niż konfiguracja gotowego SaaS-a według instrukcji dostawcy. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 25 kwietnia 2025 roku o sygnaturze 0114-KDIP3-1.4011.236.2025.2.EC potwierdził przy tym, że korzystanie z narzędzi AI w toku prac samo w sobie nie odbiera prawa do ulgi, dopóki decyzje twórcze pozostają po stronie człowieka.

Jeżeli chcesz mieć pewność co do własnego stanu faktycznego, wniosek o interpretację indywidualną kosztuje 40 zł od jednego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, a organ ma na odpowiedź trzy miesiące od otrzymania kompletnego wniosku. To najtańsze ubezpieczenie w całym tym tekście i jedyne, które działa wstecz wobec kontroli.

Ulga na innowacyjnych pracowników jest odpowiedzią na najczęstszy problem małej firmy: koszty B+R są, ale nie ma od czego ich odliczyć, bo rok zamknął się stratą albo zbyt niskim dochodem. Wtedy nierozliczoną część ulgi B+R wykorzystuje się, pomniejszając zaliczki na PIT pobierane od wynagrodzeń osób bezpośrednio zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową przez co najmniej połowę czasu pracy. Efekt jest gotówkowy i miesięczny, a nie roczny — i w małej firmie zwykle robi większą różnicę niż sama wysokość odliczenia.

IP Box działa po stronie przychodu, nie kosztu: 5% podatku od dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, a autorskie prawo do programu komputerowego jest na liście tych praw. Warunkiem jest odrębna ewidencja pozwalająca ustalić przychody, koszty i dochód na każde prawo z osobna; bez niej stosuje się stawki ogólne. Od 1 stycznia 2022 roku, na mocy art. 24d ust. 9a ustawy o CIT, ulgę B+R i IP Box można stosować jednocześnie — koszty kwalifikowane, które doprowadziły do wytworzenia danego prawa, odlicza się od dochodu z tego właśnie prawa.

Ulga na robotyzację bywa wymieniana w jednym zdaniu ze sztuczną inteligencją i najczęściej niesłusznie. Daje dodatkowe odliczenie 50% kosztów robotyzacji, ale jej katalog jest sprzętowy: fabrycznie nowe roboty przemysłowe, oprzyrządowanie, urządzenia bezpieczeństwa i ergonomii, systemy zdalnego zarządzania i monitorowania, szkolenia oraz leasing finansowy z przeniesieniem własności. Oprogramowanie mieści się tam wyłącznie jako wartość niematerialna niezbędna do poprawnego uruchomienia robota, a nie jako samodzielny wydatek na system informatyczny.

Osobna sprawa to termin. Zgodnie z informacją na podatki.gov.pl koszty robotyzacji odlicza się od początku roku podatkowego rozpoczętego w 2022 roku do końca roku podatkowego, który rozpoczął się w 2026 roku. Ministerstwo Finansów deklarowało, że nie prowadzi prac nad przedłużeniem tej preferencji, a poselski projekt znoszący wygaszenie i podnoszący odliczenie do 100% nie został uchwalony. Jeżeli masz w planie zakup robota przemysłowego, to jest ostatni rok, w którym ta ulga na pewno działa.

Dwie pułapki na koniec tej sekcji. Ulga B+R nie przysługuje przedsiębiorcom rozliczającym się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. A spółka, która wybrała ryczałt od dochodów spółek, czyli estoński CIT, traci na czas jego stosowania prawo do odliczeń z art. 18d–18f ustawy o CIT, więc ani ulgi B+R, ani IP Boksa w tym okresie nie rozliczy. To decyzje, które trzeba porównać przed wyborem formy opodatkowania, a nie po fakcie.

Czego nie da się złożyć razem?

Zakaz podwójnego finansowania ma w uldze B+R dokładny adres: art. 18d ust. 5 ustawy o CIT stanowi, że koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie ani odliczone od podstawy opodatkowania. Cel przepisu jest prosty i sądy powtarzają go od lat: nie odliczasz drugi raz wydatku, którego ciężaru ekonomicznie nie poniosłeś.

To nie oznacza, że dotacja wyklucza ulgę. Oznacza, że ulgę liczysz od tej części kosztów, którą sfinansowałeś sam, czyli od wkładu własnego. Przy dofinansowaniu na poziomie 60% zostaje Ci 40% bazy — realny efekt, nie teoretyczny. Uważaj natomiast na przesunięcie w czasie: jeżeli refundacja wpłynie w roku późniejszym niż odliczenie, trzeba wrócić do rozliczenia i je skorygować. Zaplanuj to z księgowością, zanim złożysz wniosek, a nie kiedy przyjdzie przelew.

Uczciwie: ukryta cena dotacji

Dotacja nie jest darmowa i nie jest szybka. Wkład własny to pierwsza pozycja — intensywność wsparcia zależy od modułu, kategorii kosztu, wielkości firmy i mapy pomocy regionalnej, a resztę trzeba mieć na koncie albo sfinansować kredytem, zanim przyjdzie refundacja.

Druga pozycja to czas. Nabór wdrożeniowy w PARP był otwarty niecały miesiąc: od 14 maja do 11 czerwca 2026. Wniosek pisany dopiero po ogłoszeniu naboru powstaje w pośpiechu, bo realnie zaczyna się od dokumentacji projektu, kosztorysu, analizy rynku i biznesplanu na kilka tygodni wcześniej. To praca kilku osób w firmie, nie tylko doradcy, i te godziny nikt nie refunduje.

Trzecia to poprzeczka innowacyjności. Ścieżka SMART wymaga innowacji produktowej albo w procesie biznesowym co najmniej na poziomie kraju. „Wdrożymy asystenta, który odpowiada na pytania z naszej dokumentacji” to sensowny projekt biznesowy i słaby wniosek konkursowy, bo takich wdrożeń w Polsce jest już wiele — a ocenia się nie użyteczność dla Ciebie, tylko nowość na rynku.

Czwarta to życie po podpisaniu umowy: wskaźniki, sprawozdawczość, kontrole, okres trwałości projektu i zwrot dofinansowania wraz z odsetkami, jeżeli warunki nie zostaną utrzymane. Grant zmienia projekt informatyczny w projekt informatyczny z załącznikiem administracyjnym, a ten załącznik ma własny harmonogram, własne ryzyko i własnego właściciela po Twojej stronie.

Stąd wniosek, który powtarzamy klientom najczęściej. Przy wdrożeniu za 30–80 tys. zł gonitwa za dotacją zwykle się nie opłaca: nie ma otwartego instrumentu w tej skali, progi wejścia w Ścieżce SMART liczy się w milionach, a koszt przygotowania i obsługi wniosku zjada dużą część spodziewanej korzyści. Szybciej jest zrobić pilotaż za własne pieniądze, zmierzyć efekt i rozliczyć koszty przez ulgę B+R — a po dotację iść dopiero wtedy, gdy z pilotażu wyjdzie projekt na zupełnie inną skalę.

Jak wybrać: proste drzewo decyzyjne

flowchart TB
  Q1{"Budżet wdrożenia"}
  Q1 -->|"do 100 tys. zł"| P1["Zrób pilotaż za własne środki"]
  Q1 -->|"100 tys. – 1 mln zł"| Q2{"Powstaje coś nowego<br/>czy konfigurujecie gotowe?"}
  Q1 -->|"powyżej 3 mln zł kosztów"| Q3{"Czy w projekcie<br/>są prace B+R?"}
  Q2 -->|"konfiguracja gotowego"| P2["Nie ma na to dotacji.<br/>Zwykłe koszty,<br/>sprawdź program regionalny"]
  Q2 -->|"nowe rozwiązanie"| P3["Ulga B+R na koszty,<br/>IP Box na dochód z praw"]
  Q3 -->|"tak, samodzielnie"| P4["Ścieżka SMART, nabór PARP<br/>ogłoszenie 29.09.2026"]
  Q3 -->|"tak, w konsorcjum"| P5["Ścieżka SMART, nabór NCBR<br/>do 16.10.2026"]
  Q3 -->|"nie, tylko wdrożenie"| P6["Ścieżka SMART wdrożeniowa<br/>nabór 21.01–16.03.2027"]
  P1 --> R
  P3 --> R
  P4 --> R
  P5 --> R
  P6 --> R
  R["W każdym wariancie:<br/>ewidencja B+R od pierwszego dnia<br/>i odrębna ewidencja na prawo IP"]

Gdzie w tym wszystkim jesteśmy my?

Nie jesteśmy doradcami dotacyjnymi. Nie piszemy wniosków, nie rozliczamy projektów i nie bierzemy prowizji od przyznanego dofinansowania. Jeżeli startujesz w naborze, zatrudnij kogoś, kto robi to zawodowo — różnica między wnioskiem przygotowanym przez specjalistę a napisanym samodzielnie jest w tych konkursach widoczna w punktacji.

To, co robimy, jest po drugiej stronie. Budujemy wdrożenia, które w naszej praktyce często mają charakter prac rozwojowych, i potrafimy opisać je tak, żeby dało się to komuś pokazać: co było nieznane na starcie, jakie warianty sprawdzaliśmy, co pokazał zestaw ewaluacyjny, dlaczego wybrane rozwiązanie różni się od gotowego produktu z półki. Historia repozytorium, wyniki testów i dokumentacja techniczna to dokładnie ten materiał, o który zapyta i księgowy przy uldze B+R, i doradca przy wniosku. Powstaje w trakcie projektu albo nie powstaje wcale — odtwarzanie go rok później jest kosztowne i mało wiarygodne.

Jak wygląda takie wdrożenie w praktyce, opisaliśmy na przykładzie Accounting AI Agent — agenta podłączonego do wFirma, rejestrów publicznych i KSeF — od strony użytkownika oraz od strony architektury. Jeżeli planujesz budżet na najbliższe miesiące, przydadzą się jeszcze dwa teksty: co zrobić, gdy firma nie jest gotowa na KSeF, bo termin kar mija 31 grudnia, oraz co obowiązuje z AI Act od sierpnia 2026 — zgodność jest dziś częścią opisu projektu, także we wniosku.

Co zrobić w najbliższych tygodniach?

1. Ustal skalę projektu, zanim zaczniesz szukać programu. Poniżej progu 3 mln zł kosztów kwalifikowalnych Ścieżka SMART w ogóle nie wchodzi w grę, a to zmienia całą rozmowę o finansowaniu.

2. Sprawdź formę opodatkowania. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i estoński CIT wykluczają ulgę B+R. Lepiej wiedzieć to przed projektem niż w kwietniu, przy rozliczeniu.

3. Zacznij ewidencję B+R pierwszego dnia projektu. Wyodrębnienie kosztów, ewidencja czasu pracy zespołu, opis prac i ich rezultatów. Bez tego ulga pozostaje teoretyczna, nawet jeśli projekt spełnia definicję.

4. Rozważ interpretację indywidualną. Czterdzieści złotych i do trzech miesięcy oczekiwania to niska cena za pewność, że Twój stan faktyczny mieści się w definicji działalności badawczo-rozwojowej.

5. Jeśli rok zamyka się stratą, policz ulgę na innowacyjnych pracowników. Odliczenie od zaliczek PIT działa nawet wtedy, gdy nie ma dochodu, od którego można by odliczyć ulgę B+R.

6. Sprawdź swój limit pomocy de minimis. Trzy lata liczone od dnia do dnia; wykorzystany limit potrafi wykluczyć z Dig.IT albo z bezpłatnych usług EDIH, zanim w ogóle dojdzie do rozmowy o projekcie.

7. Wpisz do kalendarza dwie daty. 29 września 2026 — ogłoszenie naboru B+R dla pojedynczych MŚP w PARP. 17 grudnia 2026 — ogłoszenie naboru wdrożeniowego. Jeżeli chcesz startować, przygotowania zaczynają się kilka tygodni przed ogłoszeniem, a nie po nim.

8. Jeśli planujesz zakup robota przemysłowego, zdąż w tym roku podatkowym. Ulga na robotyzację obejmuje koszty do końca roku podatkowego rozpoczętego w 2026 i nic dziś nie wskazuje na przedłużenie.

Czy to jest doradztwo podatkowe albo dotacyjne?

Nie jest ani jednym, ani drugim. To zdjęcie stanu na 16 sierpnia 2026 roku, zrobione po to, żeby dało się od czegoś zacząć. Terminy naborów przesuwają się w ciągu tygodni, a zasady ulg zmieniały się już kilkukrotnie, więc przed decyzją sprawdź aktualne ogłoszenia na funduszeeuropejskie.gov.pl i zasady odliczeń na podatki.gov.pl, a swoją sytuację skonsultuj z doradcą podatkowym oraz — jeśli idziesz po dotację — z doradcą dotacyjnym. Jeżeli natomiast pytanie brzmi „co dokładnie chcemy wdrożyć, ile to będzie kosztowało miesięcznie i czy da się to rzetelnie opisać jako prace rozwojowe” — to rozmowa, którą prowadzimy na co dzień. Napisz do nas: development@mi-code.pl.